Thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật gồm những gì?

Thay đổi người đại diện pháp luật là một trong những thủ tục quan trọng của doanh nghiệp, giúp cập nhật thông tin quản lý và phù hợp với cơ cấu hoạt động mới. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, có thể thay đổi, bổ sung, bớt hoặc điều chỉnh chức danh người đại diện pháp luật. Bài viết này, Tài Nhân sẽ hướng dẫn bạn các trường hợp thay đổi, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi và hợp pháp.

Trường hợp thay đổi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 1/1/2021, việc thay đổi người đại diện pháp luật cần thực hiện đúng trình tự và hồ sơ.

Đối với công ty cổ phần và công ty TNHH: Có thể có một hoặc nhiều người đại diện pháp luật.
Đối với công ty hợp danh: Các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh.
Đối với doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân.
Do đó, trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật tức là thay đổi chủ của doanh nghiệp tư nhân (theo quy định tại khoản 3 Điều 190 Luật Doanh nghiệp 2020).

4 trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật, gồm:

Đổi người đại diện pháp luật hiện tại của công ty.
Bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật.
Bỏ bớt người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Điều chỉnh vị trí hoặc chức vụ của người đại diện pháp luật trong doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật

Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện pháp luật của công ty được quy định cụ thể tại Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, chi tiết như sau:

Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật công ty cổ phần

Khi thay đổi người đại diện pháp luật của công ty cổ phần, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Bản sao hợp lệ CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
Giấy ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ (nếu có).
Bản sao hợp lệ CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền (nếu có).
Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu GPKD chưa có số điện thoại).
Trường hợp thay đổi người đại diện pháp luật không làm thay đổi Điều lệ công ty (ngoài họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật), bổ sung thêm:
- Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Trường hợp thay đổi người đại diện pháp luật làm thay đổi Điều lệ công ty, bổ sung thêm:

Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH

Công ty TNHH 1 thành viên

Hồ sơ thay đổi đại diện pháp luật công ty TNHH 1 thành viên gồm các giấy tờ sau:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Bản sao hợp lệ CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu.
Giấy ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ (nếu có).
Bản sao hợp lệ CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền (nếu có).
Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu GPKD chưa có số điện thoại).

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Hồ sơ thay đổi đại diện pháp luật công ty TNHH 2 thành viên trở lên gồm các tài liệu sau:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Bản sao hợp lệ CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của Hội đồng thành viên.
Bản sao biên bản họp thay đổi người đại diện theo đại diện pháp luật của Hội đồng thành viên.
Giấy ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ (nếu có).
Bản sao hợp lệ CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền (nếu có).
Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu GPKD chưa có số điện thoại).

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
Danh sách thành viên công ty hợp danh quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó không bao gồm nội dung kê khai về thành viên góp vốn;
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hợp danh mới.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người bán, người tặng cho và người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân đối với trường hợp bán, tặng cho doanh nghiệp tư nhân; chữ ký của người thừa kế đối với trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân chết;
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân, người thừa kế;
Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc mua bán trong trường hợp bán doanh nghiệp tư nhân; hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho doanh nghiệp tư nhân; bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế.

Thủ tục thay đổi người người đại diện theo pháp luật

Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp chuẩn bị 1 bộ hồ sơ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp như ở trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo 2 cách sau:

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Cách 2: Nộp online tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Tổng thời gian hoàn thành thủ tục: từ 5 – 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ

Bước 3: Nhận kết quả

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy phép kinh doanh mới cho doanh nghiệp.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho doanh nghiệp bằng văn bản yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ và nộp lại từ đầu.

Bước 4: Công bố thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi được cấp GPKD mới, doanh nghiệp phải thông báo công khai về việc thay đổi người đại diện pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp GPKD (Điều 32, Luật Doanh nghiệp 2020).

3 quy định cần lưu ý khi thay đổi người đại diện pháp luật

Trường hợp người đại diện pháp luật công ty mất tích, qua đời hay đang trong thời gian chịu trách nhiệm hình sự hoặc gặp khó khăn trong nhận thức, năng lực hành vi dân sự… hoặc bất kỳ một lý do nào khác phải vắng mặt quá 30 ngày mà không uỷ quyền cho người khác thì chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị sẽ bầu cử người khác thay thế vị trí của người đại diện pháp luật cũ.
Trong trường hợp một thành viên của công ty TNHH 2 thành viên trở lên gặp sự cố, thành viên còn lại sẽ tự động trở thành người đại diện pháp luật cho công ty cho đến khi có quyết định từ Hội đồng thành viên
Đối với công ty hợp danh, nếu thành viên hợp danh qua đời thì Hội đồng thành viên của công ty sẽ quyết định người thừa kế phần tài sản thừa kế có được trở thành thành viên hợp danh hay không.

Những việc cần làm sau khi thay đổi người đại diện pháp luật công ty

Sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật và được cấp giấy phép kinh doanh mới, bạn cần làm những việc sau để đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh được diễn ra thuận lợi:

Thay đổi thông tin chủ tài khoản ngân hàng, các loại giấy phép của công ty từ người đại diện cũ sang thông tin người đại diện pháp luật mới.
Tiến hành thông báo thay đổi người đại diện pháp luật với khách hàng, đối tác, cơ quan BHXH và các cơ quan liên quan khác.
Đối với trường hợp người đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh hay trưởng văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thì cần làm thủ tục thay đổi thông tin.
Trường hợp kinh doanh ngành nghề có điều kiện, yêu cầu giấy phép con, doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi giấy phép con theo thông tin của người đại diện pháp luật mới.

Việc thay đổi người đại diện pháp luật là thủ tục quan trọng để doanh nghiệp duy trì hoạt động hợp pháp và ổn định. Bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy trình để tránh gặp phải các vấn đề pháp lý không mong muốn. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thay đổi người đại diện pháp luật, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

📌 Thông tin liên hệ: