Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định? Thời hạn lưu trữ là bao lâu?

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đáp ứng đúng quy định hiện hành? Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định là bao lâu?

Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

…

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Như vậy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử và dùng để ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật. Theo quy định, hóa đơn điện tử được chia thành hai loại:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định?

Theo khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

…

Như vậy, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các yêu cầu sau:

Lưu trữ bằng phương tiện điện tử, và tổ chức, cá nhân có thể chủ động lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế
Hóa đơn điện tử phải có khả năng in ra bản giấy hoặc tra cứu thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý hoặc phục vụ mục đích kế toán, kiểm toán.
Dữ liệu hóa đơn phải được bảo quản an toàn, bảo mật, đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ, không bị chỉnh sửa, mất mát hoặc sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
Việc lưu trữ phải thực hiện đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán và hóa đơn.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán bao lâu?

Theo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

5. Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

6. Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này.

Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Tư vấn Quản lý hóa đơn và Kế toán trọn gói

Kế Toán Tài Nhân cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp và toàn diện, giúp doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn và kế toán, bao gồm:

Tư vấn và hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy (trong trường hợp được phép sử dụng) theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lựa chọn và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối với Tổng cục Thuế, đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn diễn ra suôn sẻ.
Hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của cơ quan thuế.
Cung cấp phần mềm kế toán hiện đại, tích hợp hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu kế toán và hóa đơn một cách hiệu quả.
Hỗ trợ doanh nghiệp trong các nghiệp vụ kê khai thuế, quyết toán thuế và lập báo cáo tài chính trọn gói, đảm bảo tuân thủ mọi quy định của pháp luật.