Hướng dẫn đăng ký địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh

Việc đăng ký địa điểm kinh doanh hợp pháp giúp đảm bảo tính pháp lý, thuận tiện trong khai báo thuế và các thủ tục liên quan, đồng thời tránh rủi ro pháp lý không đáng có.

Bài viết này, Kế toán Tài Nhân sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cấp giấy chứng nhận đăng ký, lưu ý quan trọng và các dịch vụ hỗ trợ phù hợp. Các chủ hộ kinh doanh có thể áp dụng hướng dẫn để mở rộng quy mô hoạt động đúng pháp luật, an toàn và bền vững.

Tổng quan về đăng ký địa điểm kinh doanh

Để bắt đầu, bạn cần làm rõ khái niệm địa điểm kinh doanh. Cụ thể, theo khoản 7 Điều 3 Nghị định số 52/2013/NĐ-CP:

“Địa điểm kinh doanh là cơ sở cố định mà doanh nghiệp dùng để kinh doanh, không bao gồm các cơ sở chỉ cung cấp hàng hóa/dịch vụ tạm thời.”

Nói cách khác, địa điểm kinh doanh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh. Cơ sở kinh doanh có thể mở nhiều địa điểm để phục vụ khách hàng tốt hơn, nhưng cần đăng ký và cập nhật thông tin chính xác tại cơ quan có thẩm quyền.

Ngày 16/9/2025, Cục Thuế ban hành Công văn 3858/CT-NVT hướng dẫn về đăng ký chi nhánh kinh doanh tại Điều 87 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Theo Điều 87 Trụ sở và địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh:

1.Trụ sở của hộ kinh doanh là nơi hộ kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh và là địa chỉ liên lạc do hộ kinh doanh đăng ký để cơ quan quản lý nhà nước liên hệ, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính trên lãnh thổ Việt Nam. Hộ kinh doanh có thể hoạt động kinh doanh ngoài trụ sở.

2.Địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh là nơi hộ kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể ngoài trụ sở. Một hộ kinh doanh có thể có nhiều địa điểm kinh doanh trong phạm vi cả nước. Hộ kinh doanh phải thông báo cho Cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Đặc biệt, từ 01/7/2025, số định danh cá nhân của người đại diện sẽ thay thế toàn bộ mã số thuế kinh doanh. Mọi nghĩa vụ kê khai, nộp thuế cho hộ và các địa điểm kinh doanh đều thống nhất theo một mã số thuế duy nhất, giúp đơn giản hóa thủ tục và quản lý thuế hiệu quả hơn.

Thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh

Thời hạn thực hiện: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập địa điểm kinh doanh, đơn vị kinh doanh phải thông báo lập địa điểm và nộp hồ sơ đầy đủ đến phòng đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh

Hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh tại Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, gồm:

Thông báo thành lập địa điểm kinh doanh theo mẫu tại Phụ lục II-7 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Hộ chiếu/CCCD của người nộp hồ sơ (bản sao hợp lệ).
Giấy ủy quyền cho người đại diện nộp hồ sơ.
Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu.

Lệ phí và nộp hồ sơ:

Lệ phí đăng ký chi nhánh kinh doanh: 50.000 đồng với nộp trực tiếp và dịch vụ bưu chính. Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp đối với trường hợp đăng ký qua mạng điện tử.
Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc chuyển khoản, thanh toán điện tử.
Lưu ý: lệ phí không hoàn trả nếu hồ sơ không hợp lệ.

Bước 2: Nộp hồ sơ thông báo địa điểm kinh doanh

Hiện nay, đối với việc đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp đã trở nên thuận tiện hơn với 3 cách thức:

Đăng ký trực tiếp: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Đăng ký online: trên cổng thông tin quốc gia (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
Dịch vụ bưu điện: gửi hồ sơ về phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Nộp hồ sơ đăng ký qua mạng

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin quốc gia dành cho đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Thực hiện đăng nhập bằng chữ ký số hoặc tài khoản VNeID đã xác thực mức độ 2.

Bước 3: Tại mục “Đăng ký doanh nghiệp” và “Phương thức nộp hồ sơ”, chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến qua chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh liên kết với VNeID.

Bước 4: Trong phần “Chọn loại đăng ký trực tuyến”, lựa chọn “Thành lập mới doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc”, sau đó nhấn “Tiếp tục”.

Bước 5: Ở mục “Chọn loại hình”, đánh dấu chọn “Địa điểm kinh doanh”. Kế tiếp, điền toàn bộ thông tin yêu cầu tại phần “Thông tin doanh nghiệp/đơn vị chủ quản” rồi chọn “Tiếp tục”.

Bước 6: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận về thông tin địa điểm kinh doanh đã khai báo. Sau khi kiểm tra, nếu không cần chỉnh sửa, nhấn “Bắt đầu”.

Bước 7: Tại giao diện “Khối dữ liệu”, nhập đầy đủ các thông tin chi tiết về địa điểm kinh doanh theo yêu cầu và bấm “Lưu”.

Bước 8: Tiến hành đính kèm các giấy tờ cần thiết theo hồ sơ (gồm các bản quét hoặc tài liệu điện tử).

Bước 9: Ký xác thực hồ sơ bằng phương thức điện tử và gửi nộp.

Lưu ý: Kể từ ngày 01/07/2024, Cổng thông tin quốc gia chỉ cho phép đăng nhập bằng tài khoản VNeID hoặc chữ ký số.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở KH&ĐT hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

Doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ giấy đã chuẩn bị qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp về Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh

Sau khi nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ từ doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét, thẩm định hồ sơ và phản hồi kết quả trong vòng 03 ngày làm việc:

Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện các việc sau:
- Cập nhật thông tin chi tiết của địa điểm kinh doanh vào Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp có yêu cầu cụ thể).

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo chính thức bằng văn bản, trong đó nêu rõ nội dung cần được chỉnh sửa và hướng dẫn bổ sung hồ sơ.

Lưu ý quan trọng:

Nếu sau 3 ngày làm việc không nhận được kết quả hoặc thông báo, đơn vị kinh doanh có quyền liên hệ hoặc khiếu nại theo quy định pháp luật.

Lưu ý khi đăng ký địa điểm kinh doanh hộ kinh doanh

Trong quá trình thực hiện đăng ký địa điểm kinh doanh, các chủ hộ cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh các vi phạm pháp luật và phát sinh rắc rối trong hoạt động.

Mã Số Thuế của Hộ Kinh Doanh và Địa Điểm Kinh Doanh

Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, từ ngày 01/7/2025, số định danh cá nhân sẽ được sử dụng làm mã số thuế của người đại diện hộ kinh doanh, đồng thời là mã số thuế duy nhất của hộ kinh doanh.

Đăng Ký Địa Điểm Kinh Doanh

Quy trình đăng ký địa điểm kinh doanh đã được đơn giản hóa ở Cơ quan Đăng ký kinh doanh, nhưng tăng cường quản lý tại Cơ quan Thuế:

Đăng ký với Cơ quan Đăng ký kinh doanh (Trụ sở chính): Khi hộ kinh doanh đăng ký thành lập, hộ kinh doanh khai thông tin địa chỉ trụ sở theo quy định tại Khoản 1, Khoản 3 Điều 87 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Thông tin này được truyền sang cơ quan thuế để cập nhật.
Thông báo cho Cơ quan Thuế (Địa điểm khác): Khi thành lập các địa điểm kinh doanh khác ngoài trụ sở chính, hộ kinh doanh không phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh nữa. Tuy nhiên, hộ kinh doanh phải thông báo cho cơ sở Thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh thông qua việc kê khai đầy đủ thông tin tại tờ khai thuế (Mẫu 01/CNKD hoặc Mẫu 01/TTS) của kỳ tính thuế đầu tiên theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Chấm dứt hoạt động: Khi chấm dứt hoạt động của địa điểm kinh doanh, hộ kinh doanh thực hiện thông báo với Thuế cơ sở theo Mẫu số 24.1/ĐK-TCT (Thông tư 86/2024/TT-BTC) và hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Thuế cơ sở đó.

Ngoài ra, với nguyên tắc Quản lý Hành chính và Kế toán: Địa điểm kinh doanh không được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng. Chế độ kế toán của địa điểm kinh doanh hoàn toàn phụ thuộc vào trụ sở chính của công ty hoặc chi nhánh chủ quản.

Đăng Ký và Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Thông tin hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh phải được thống nhất theo mã số thuế mới (số định danh cá nhân):

Sử dụng Mã số Thuế mới trên Hóa đơn: Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), mã số thuế trên hóa đơn của hộ kinh doanh sẽ là số định danh cá nhân của chủ hộ.
Sử dụng Mẫu Hóa đơn chung: Địa điểm kinh doanh sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản.
Nộp thuế dựa trên Doanh thu thực tế: Hộ kinh doanh tự xác định doanh thu theo hóa đơn điện tử để kê khai, tính thuế, nộp thuế cho Thuế cơ sở nơi hộ kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh (nơi có địa điểm kinh doanh hoặc nơi có bất động sản cho thuê) theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Chứng thư số: Hộ kinh doanh được tiếp tục sử dụng các chứng thư số đã cấp cho hộ kinh doanh và địa điểm kinh doanh trước đây nếu còn hiệu lực

Việc đăng ký địa điểm kinh doanh đúng quy định giúp đơn vị kinh doanh hoạt động hợp pháp, thuận tiện trong kê khai thuế và mở rộng quy mô. Để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót, hãy liên hệ Kế Toán Tài Nhân là đơn vị chuyên hỗ trợ thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh cho chủ hộ kinh doanh, cập nhật địa điểm kinh doanh, và tư vấn pháp lý chuẩn luật năm 2025.

📌 Thông tin liên hệ: