Chi tiết quy trình thành lập doanh nghiệp 2025

Thành lập doanh nghiệp là gì?

Thành lập doanh nghiệp (thành lập công ty) là việc cá nhân hay tổ chức muốn kinh doanh thực hiện các thủ tục về pháp lý, đăng ký kinh doanh tại cơ quan chức năng có thẩm quyền (Sở KH&ĐT) để xác định tư cách pháp lý cho công ty cũng như đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp đó có được sự bảo hộ của pháp luật.

Chi tiết quy trình thành lập doanh nghiệp 2025

Quy trình thủ tục thành lập công ty/doanh nghiệp đối với hầu hết các loại hình công ty/doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp kể từ thời điểm 05/2025 (căn cứ theo bộ Luật doanh nghiệp 2020) (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên) đầy đủ bao gồm 5 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết để lập hồ sơ doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu thực hiện các công việc soạn thảo hồ sơ để thành lập một công ty mới, chủ doanh nghiệp cùng các thành viên cần ngồi lại với nhau để bàn bạc và xác định đầy đủ các thông tin liên quan đến việc thành lập công ty. Bao gồm những thông tin sau:

1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Loại hình doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đầu tiên mà bạn cần phải xem xét và nắm vững. Chủ doanh nghiệp cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp để có thể xác định và chọn lựa loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với định hướng phát triển của công ty. Những yếu tố chính mà chủ doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn loại hình của tổ chức phù hợp bao gồm: thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế, quy mô doanh nghiệp để thu hút nhà đầu tư khác.

Các loại hình doanh nghiệp phổ biến ở Việt Nam bao gồm:

• Doanh nghiệp tư nhân
• Công ty hợp danh
• Công ty TNHH 1 thành viên
• Công ty TNHH (2 thành viên trở lên)
• Công ty cổ phần. 

Ngoài những loại hình này, còn có 1 số loại hình tổ chức kinh doanh khác mà chủ doanh nghiệp có thể tham khảo và lựa chọn như:

Hợp tác xã:

• Là tổ chức kinh tế tập thể, do nhiều cá nhân, hộ gia đình cùng góp vốn, góp sức để sản xuất, kinh doanh.
• Thành viên hợp tác xã cùng chia sẻ lợi ích và rủi ro.
• Hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dân chủ và cùng có lợi.

Hộ kinh doanh:

• Là hình thức kinh doanh do một cá nhân hoặc hộ gia đình đăng ký.
• Chỉ được sử dụng dưới 10 lao động và không có tư cách pháp nhân.
• Thường hoạt động quy mô nhỏ, đơn giản trong lĩnh vực buôn bán, dịch vụ hoặc sản xuất

2. Lựa chọn ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh của một doanh nghiệp quy định các lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp được phép hoạt động, cũng như các mặt hàng mà doanh nghiệp được phép thể hiện trên hóa đơn giá trị gia tăng xuất cho người mua hàng. Chính vì thế, bạn cần xác định rõ tất cả các ngành nghề kinh doanh mà công ty sẽ hoạt động trong thời gian tới.

3. Đặt tên công ty

Tên công ty là yếu tố liên quan đến việc nhận diện, nhận dạng và mang cả thương hiệu của doanh nghiệp sau này.

Khi đặt tên công ty, tốt nhất bạn nên đặt tên công ty ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Tên của các công ty đã thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc). Để xác định tên công ty mình có bị trùng với những công ty khác hay không, bạn có thể truy cập vào “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tra cứu.

4. Xác định trụ sở công ty

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Lưu ý: Căn hộ chung cư dùng để ở không được sử dụng làm địa chỉ trụ sở công ty để đăng ký kinh doanh.

5. Xác định thành viên/ cổ đông góp vốn

Thành viên/cổ đông góp vốn là những người trực tiếp sở hữu công ty kể từ lúc mới thành lập

Bạn cần liệt kê rõ những điều sau:

• Công ty bạn thành lập có bao nhiêu thành viên/cổ đông góp vốn?
• Số vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông là bao nhiêu?
• Tỷ lệ vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông là bao nhiêu?

Dĩ nhiên, thành viên/cổ đông có tỷ lệ vốn góp cao nhất sẽ có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất với công ty.

6. Xác định mức điều lệ

Vốn điều lệ là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày được cấp phép hoạt động) và được ghi vào Điều lệ công ty.

Vốn điều lệ được xác định dựa trên tổng số vốn góp của các thành viên/cổ đông trong công ty.

Lưu ý: Mức thuế môn bài hàng năm mà công ty phải đóng được xác định dựa trên mức vốn điều lệ của công ty.

7. Xác định người đại diện pháp luật

Sau khi đã xác định hoàn tất những thông tin trên, bạn cần xác định ai sẽ là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể như sau:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Sau khi đã chuẩn bị xong các thông tin cần thiết, người thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp bắt đầu tiến hành soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Dưới đây là những loại hồ sơ phổ biến mà hầu hết người thực hiện đều phải chuẩn bị khi thành lập một công ty mới:

• Giấy đề nghị đăng ký công ty
• Điều lệ công ty
• Danh sách thành viên/ cổ đông góp vốn
• Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên: Bao gồm CMND, CCCD, Hộ chiếu
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (Nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài)
• Giấy tờ bổ sung (trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức)
  • Trường hợp thành viên góp vốn là tổ chức trong nước thì cần nộp kèm Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác và bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp, văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền.
  • Trường hợp thành viên góp vốn là tổ chức nước ngoài thì bạn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ tương tự trường hợp tổ chức trong nước nhưng phải được hợp pháp hóa lãnh sự
• Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)
• Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện
  • Ví dụ: Giấy Chứng Nhận Vệ Sinh An Toàn Thực Phẩm đối với ngành sản xuất hàng thực phẩm, Giấy phép xuất nhập khẩu, đối với hoạt động kinh doanh có liên quan đến xuất nhập khẩu.

Xem thêm chi tiết hồ sơ thành lập doanh nghiệp của từng loại hình doanh nghiệp

Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ và đăng bố cáo

1. Xác định cơ quan trực thuộc (nơi tiếp nhận hồ sơ)

Trước hết, người thực hiện cần nắm được rằng cơ quan nào sẽ tiếp nhận hồ sơ thành lập doanh nghiệp của bạn. Thông thường, cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế Hoạch & Đầu Tư (KH&ĐT) trực thuộc địa phương.

Ví dụ: Công ty bạn đăng ký có trụ sở tại TPHCM, bạn cần đem hồ sơ này đến nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế KH&ĐT trực thuộc TPHCM.

2. Nộp hồ sơ và nộp tiền đăng bố cáo

Người thực hiện mang hồ sơ tới cơ quan tiếp nhận để tiến hành nộp. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị khoản tiền để nộp lệ phí đăng bố cáo lúc nộp hồ sơ.

3. Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ của bạn hợp lệ bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp GPKD).

4. Đăng bố cáo

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thay mặt bạn đăng bố cáo trong trường hợp bạn đã nộp lệ phí đăng bố cáo ở bước 2

Nộp hồ sơ điện tử thông qua cổng doanh nghiệp quốc gia

Để thực hiện việc nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp điện tử thông qua cổng doanh nghiệp quốc gia, người thực hiện có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản công thông tin

Người thực hiện truy cập vào đường link Cổng thông tin đăng ký kinh doanh https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/, click vào mục: Tạo tài khoản mới. Sau đó người thực hiện nhập (Kê khai) đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc để tạo tài khoản. Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, người thực hiện click vào nút đăng ký, hệ thống sẽ gửi email tự động đến email đăng ký.

Bước 2: Kích hoạt tài khoản

Kiểm tra hộp thư (inbox, update, promotion, spams) xem có email gửi từ hệ thống Cổng thông tin không, nếu có bạn mở email đó sẽ thấy đường link => Click vào đường link đó để kích hoạt tài khoản.

Bước 3. Yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh

Sau khi tài khoản đã được kích hoạt thành công. Người thực hiện trở lại trang https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/ => Tiến hành đăng nhập vào tài khoản vừa mới đăng ký, yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nộp hồ sơ trên cổng thông tin

Người thực hiện nộp đầy đủ và chính xác những hồ sơ theo danh sách được liệt kê trên giao diện cổng thông tin.

Bước 5: Chờ nhận kết quả

Sau khi đã nộp đầy đủ tất cả hồ sơ theo yêu cầu, người thực hiện chờ (3 – 5 ngày). Nếu có kết quả hồ sơ được duyệt, người thực hiện tiến hành các bước thuộc các giai đoạn bên dưới của bài viết này.

Giai đoạn 4: Làm con dấu pháp nhân

1. Thiết kế mẫu dấu

Trước khi tiến hành khắc dấu, bạn cần có bản thiết kế mẫu dấu. Bạn có thể tự thiết kế hoặc nhờ đơn vị thứ 3 hoặc cơ sở khắc dấu thiết kế giúp bạn.

2. Khắc dấu

Bạn mang một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng bản thiết kế mẫu dấu (nếu có) đến cơ sở có chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu pháp nhân cho doanh nghiệp. 

3. Nhận con dấu pháp nhân

Khi đến nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc). Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đi nhận con dấu thì có thể ủy quyền (ủy quyền có công chứng) cho người khác đến nhận con dấu.

Giai đoạn 5: Thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp

Theo quy định pháp luật, sau khi có giấy phép Đăng ký kinh doanh thì Doanh nghiệp cần thực hiện các công việc như sau:

1. Treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

Kể từ khi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu lực, bạn cần tiến hành treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty. Bảng hiệu công ty cần đảm bảo các tiêu chí sau:

• Phải chứa các thông tin bao gồm: Tên công ty, Mã Số Thuế, Địa Chỉ.
• Kích thước: Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét, chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà; Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét, chiều cao tối đa là 04 mét nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.
• Vị trí: tại nơi có thể nhìn rõ từ bên ngoài.

Bảng hiệu phải được đặt xuyên suốt tại địa chỉ trụ sở kể từ khi công ty được thành lập cho đến khi công ty bạn thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở hay giải thể.

2. Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số là một ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp thể ký các văn bản, tài liệu điện tử như là việc ký & đóng dấu các văn bản thông thường. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều dùng chữ ký số.

Chữ ký số được dùng trong các trường hợp phổ biến như:

• Ký hóa đơn điện tử
• Ký tờ khai thuế điện tử
• Ký hợp đồng điện tử

3. Đăng ký tài khoản ngân hàng

Mỗi doanh nghiệp cần ít nhất một tài khoản ngân hàng (đứng tên theo doanh nghiệp) để sử dụng trong các trường hợp như: nộp thuế điện tử, nhận thanh toán từ khách hàng, giao dịch khác…

Khi mở tài khoản tại ngân hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật
• Quyết định bổ nhiệm kế toán và bản sao có chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của kế toán (trường hợp công ty đã có kế toán)

Vì thủ tục mở tài khoản tại mỗi ngân hàng sẽ khác nhau nên doanh nghiệp cần liên hệ trước với ngân hàng mà doanh nghiệp dự định mở tài khoản để chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu.

4. Đăng ký khai thuế qua mạng

Doanh nghiệp tiến hành đăng nhập hệ thống thuế điện tử (Etax) với tài khoản cấp bởi cơ quan thuế để tiến hành đăng ký các tờ khai cần thiết.

Link website hệ thống thuế điện tử Etax: https://thuedientu.gdt.gov.vn

5. Nộp tờ khai & nộp thuế môn bài

Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp lệ phí môn bài ( Mẫu số 01/MBAI theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP). 

Mức đóng lệ phí môn bài được quy định như sau:

• Văn phòng đại diện, chi nhánh, điểm kinh doanh: 1 triệu đồng/ năm
• Vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng: 2 triệu đồng/ năm
• Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3 triệu đồng/ năm

6. Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT

Tiến hành đăng ký khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trong thời hạn quy định.

Tiến hành đăng ký kê khai thuế qua mạng điện tử thông qua dịch vụ chữ ký số: Từ ngày 01 tháng 7 năm 2013 tất cả các doanh nghiệp trong cả nước phải kê khai, nộp tờ khai thuế qua mạng, nội dung này được quy định trong Luật số 21/2012/QH13 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế.

7. Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử

Làm thủ tục mua, đặt in, tự in hóa đơn theo thông tư 39/2014/TT-BTC hóa đơn chứng từ có hiệu lực từ 01/06/2014. Kể từ ngày 1/9/2014 các doanh nghiệp mới thành lập sẽ được đăng ký phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được đặt in hóa đơn GTGT sử dụng.

• Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Thực hiện một số thủ tục khác đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện để đáp ứng đầy đủ về mặt pháp lý. Ví dụ như xin cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (ngành sản xuất hàng thực phẩm), quyết định cho phép thành lập trường (đối với ngành giáo dục)…

Kết quả sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp

Đây là toàn bộ tài liệu và hồ sơ để một công ty hoạt động đúng pháp luật và tránh những rủi ro cho doanh nghiệp về sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Con dấu pháp nhân doanh nghiệp và Giấy xác nhận mẫu dấu của Cơ sở khắc dấu.
• Điều lệ công ty (Bố cáo thành lập, Giấy chứng nhận góp vốn, Sổ đăng ký thành viên, Đơn đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty).
• Hóa đơn GTGT.
• Thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông báo mở tài khoản ngân hàng lên sở KH&ĐT.
• Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
• Thông báo về việc chuyển đổi phương pháp tính thuế GTGT của người nộp thuế.
• Thông báo áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ.
• Thông báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số.
• Token kê khai thuế qua mạng.

Nắm vững chi tiết quy trình thành lập doanh nghiệp 2025 là cần thiết, nhưng việc tự mình thực hiện tất cả các bước có thể tốn kém thời gian và công sức, đặc biệt với những người mới khởi nghiệp.

Tài Nhân cung cấp dịch vụ Dịch vụ thành lập công ty/ doanh nghiệp trọn gói, giúp mọi thủ tục thành lập doanh nghiệp của bạn diễn ra nhanh chóng, chính xác, đúng luật và tối ưu chi phí. Liên hệ ngay với Tài Nhân để được tư vấn miễn phí!

📌 Thông tin liên hệ:

• 🌐 Website: https://ketoantainhan.vn
• 📞 Hotline: 090 888 1800
• 📩 Email: ketoantainhan@gmail.com
• 📲 Fanpage: https://www.facebook.com/ketoantainhan.vn