Các loại sổ sách kế toán doanh nghiệp cần có

Trong mọi hoạt động kinh doanh, sổ sách kế toán là xương sống của hệ thống tài chính, giúp doanh nghiệp ghi lại, tổng hợp và phân tích mọi giao dịch phát sinh.

Việc ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác và đúng quy định không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn mang lại nhiều lợi ích to lớn: giúp quản lý chặt chẽ dòng tiền, đánh giá hiệu quả kinh doanh, cung cấp dữ liệu cho việc ra quyết định chiến lược và sẵn sàng cho các kỳ kiểm tra của cơ quan thuế. Vậy, sổ sách kế toán là gì và kế toán doanh nghiệp? Hãy cùng Tài Nhân tìm hiểu chi tiết.

Sổ sách kế toán là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 24 Luật Kế toán 2015 có quy định như sau:

Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Theo đó, sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Vai trò của sổ sách kế toán doanh nghiệp

Sổ sách kế toán đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động của kế toán doanh nghiệp, cụ thể:

Giúp cho các kế toán viên và doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mình. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều hành trôi chảy các hoạt động kinh tế, quản lý hiệu quả và kiểm soát nội bộ tốt.
Cung cấp các tài liệu quan trọng để tổng hợp chi tiết và lập báo cáo khi cần cho doanh nghiệp. Làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, thời kỳ.
Giúp người quản trị điều chỉnh và cân bằng được tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Cung cấp những thông tin nhanh chóng, cần thiết cho nhà quản trị mà những chức từ kế toán khác không làm được.
Là cơ sở pháp lý để giải quyết các vấn đề tranh tụng khiếu tố với tư cách là bằng chứng về hành vi thương mại.
Cung cấp và cho cho ra một kết quả tài chính trên giấy tờ cụ thể, rõ ràng, không thể chối cãi được.
Quản lý các chi phí doanh nghiệp bằng việc lập kế hoạch thu chi dựa trên ngân sách chi tiết. Qua đó, hạn chế tối đa các chi phí không cần thiết.

Các loại sổ sách kế toán doanh nghiệp cần có?

Căn cứ tiểu mục 1 Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định như sau:

Sổ kế toán doanh nghiệp theo quy định mới nhất hiện nay bao gồm hai loại là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
Và sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Mục đích sử dụng và nội dung

Mục đích sử dụng và nội dung của sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cụ thể như sau:

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ Nhật ký:

Sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của doanh nghiệp trong từng kỳ kế toán; và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.

Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Sổ Cái

Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của doanh nghiệp trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.

Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ, thẻ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc.

Có các loại hình thức sổ kế toán nào dành cho doanh nghiệp?

Căn cứ tiểu mục 1 Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định các hình thức sổ kế toán dành cho doanh nghiệp như sau:

Hình thức kế toán Nhật ký chung;
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán

Căn cứ Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC những nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán bao gồm:

Hình thức kế toán Nhật ký chung:

Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký – chứng từ gồm:

Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây.

Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

Hy vọng bài viết này mang đến cái nhìn toàn diện và chuyên sâu về các loại sổ sách kế toán doanh nghiệp cần có. Việc nắm vững kiến thức này sẽ giúp doanh nghiệp bạn quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Bạn cần sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc quản lý sổ sách kế toán và tuân thủ các quy định hiện hành? Đừng ngần ngại liên hệ với Kế Toán Tài Nhân! Chúng tôi cung cấp dịch vụ kế toán doanh nghiệp chuyên nghiệp, đảm bảo sử dụng dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán của bạn luôn chính xác, minh bạch và đúng luật.

📌 Thông tin liên hệ: